Anexa 1 la Termeni

Acord privind prelucrarea datelor

I. Părțile și domeniul de aplicare

1. Prezentul Acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal („Acordul" sau „DPA") face parte integrantă din Termenii și condițiile aplicabile Platformei Substituiri, disponibilă prin website-ul substituiri.com și aplicația mobilă Substituiri.

2. Acordul se încheie între: M&V ACTA JURIS S.R.L., cu sediul social în Str. Vrancei nr. 78, cod poștal 100365, municipiul Ploiești, județul Prahova, CIF 55330766, nr. de înregistrare în Registrul Comerțului J2026047286001, EUID ROONRC.J2026047286001, denumită în continuare „Persoana Împuternicită" sau „Substituiri", și utilizatorul Platformei care introduce, transmite sau gestionează prin intermediul acesteia date cu caracter personal aparținând clienților, părților din dosare sau altor persoane fizice, în nume propriu sau în numele formei de exercitare a profesiei care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării, denumit în continuare „Operatorul".

3. În situația în care utilizatorul acționează în cadrul unei forme de exercitare a profesiei de avocat care are calitatea de operator al datelor, utilizatorul declară, prin acceptarea prezentului Acord, că este autorizat să transmită instrucțiuni Persoanei Împuternicite în numele respectivei entități.

4. Prezentul Acord privește exclusiv datele cu caracter personal introduse în Platformă de Operator în legătură cu clienții, dosarele, cauzele și activitatea profesională pentru care este utilizată funcționalitatea de substituire.

5. Pentru datele privind propriul cont al utilizatorului, verificarea calității de avocat, securitatea Platformei, relația contractuală cu utilizatorii, prevenirea fraudelor și îndeplinirea obligațiilor legale proprii, M&V ACTA JURIS S.R.L. acționează în calitate de operator distinct, potrivit Politicii de confidențialitate.

II. Obiectul și scopul prelucrării

1. Persoana Împuternicită prelucrează date cu caracter personal exclusiv pentru furnizarea funcționalităților tehnice ale Platformei, respectiv:

a) stocarea informațiilor introduse de Operator;
b) publicarea informațiilor neconfidențiale necesare identificării unei oportunități de substituire;
c) limitarea accesului la informațiile confidențiale înainte de selectarea avocatului substituent;
d) punerea la dispoziția avocatului selectat a informațiilor necesare realizării substituirii;
e) stocarea și transmiterea documentelor aferente cauzei;
f) furnizarea funcționalității de chat și comunicare;
g) generarea documentelor puse la dispoziție prin Platformă;
h) realizarea operațiunilor tehnice de securitate, backup și administrare necesare furnizării serviciului.

2. Persoana Împuternicită nu dobândește dreptul de a utiliza datele aferente clienților sau dosarelor pentru marketing, profilare comercială, publicitate, dezvoltarea unor baze de date independente ori pentru alte scopuri incompatibile cu furnizarea serviciului.

III. Durata prelucrării

1. Prelucrarea se desfășoară pe durata utilizării funcționalității de substituire și pe perioadele de retenție stabilite în prezentul Acord și în Politica de confidențialitate.

2. Persoana Împuternicită nu va păstra datele confidențiale aferente dosarului mai mult decât este necesar scopului pentru care acestea au fost introduse în Platformă.

IV. Categorii de persoane vizate

Datele prelucrate pot privi, după caz:

clienții avocaților;
părțile din dosare;
reprezentanții acestora;
martorii;
experții;
interpreții;
membrii familiei;
reprezentanții legali;
persoanele vătămate;
suspecții sau inculpații;
creditorii și debitorii;
minorii implicați în cauze;
alte persoane menționate în documentele sau instrucțiunile aferente activității profesionale.

V. Categorii de date

1. Prelucrarea poate include:

nume și prenume;
date de contact;
calitatea procesuală;
numărul dosarului;
informații privind instanța sau autoritatea competentă;
informații privind cauza;
înscrisuri și documente;
corespondență;
date patrimoniale și financiare;
date privind relații familiale;
date privind activitatea profesională;
alte informații necesare realizării substituirii.

2. Prin natura activității avocațiale, datele pot include și categorii speciale de date în sensul art. 9 GDPR sau date privind condamnări penale și infracțiuni în sensul art. 10 GDPR.

3. Operatorul se obligă să respecte principiul minimizării datelor și să nu introducă în Platformă informații care nu sunt necesare realizării substituirii.

VI. Instrucțiunile Operatorului

1. Persoana Împuternicită prelucrează datele exclusiv în baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului.

2. Utilizarea funcționalităților Platformei, încărcarea documentelor, selectarea avocatului substituent, transmiterea unor informații și ștergerea acestora constituie instrucțiuni documentate ale Operatorului.

3. În situația în care o instrucțiune este, în opinia rezonabilă a Persoanei Împuternicite, contrară legislației privind protecția datelor, aceasta va informa Operatorul fără întârzieri nejustificate și poate suspenda executarea instrucțiunii până la clarificarea situației.

4. Persoana Împuternicită poate prelucra date în afara instrucțiunilor Operatorului numai atunci când această obligație îi este impusă prin dreptul Uniunii Europene sau dreptul intern aplicabil, situație în care va informa Operatorul anterior prelucrării, în măsura permisă de lege.

VII. Confidențialitatea și secretul profesional

1. Persoana Împuternicită recunoaște caracterul deosebit de sensibil al informațiilor rezultate din exercitarea profesiei de avocat și importanța respectării secretului profesional.

2. Persoana Împuternicită se obligă să asigure că persoanele autorizate să acceseze datele:

a) au acces numai în măsura în care acest lucru este necesar atribuțiilor lor;
b) sunt supuse unor obligații contractuale sau legale de confidențialitate;
c) sunt instruite cu privire la caracterul confidențial al datelor;
d) nu utilizează informațiile în scopuri personale sau pentru terți.

3. Accesul administrativ la datele confidențiale va fi limitat potrivit principiului „need-to-know".

VIII. Securitatea prelucrării

1. Persoana Împuternicită implementează și menține măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului prelucrării, în conformitate cu art. 32 GDPR.

2. Măsurile trebuie să includă, după caz și în raport cu arhitectura tehnică a Platformei:

criptarea comunicațiilor prin protocoale securizate;
protejarea parolelor astfel încât acestea să nu fie stocate în clar;
separarea logică a informațiilor utilizatorilor;
controlul accesului pe baza rolurilor și permisiunilor;
limitarea accesului administrativ;
autentificarea și securizarea conturilor administrative;
jurnalizarea evenimentelor de securitate relevante;
protecția cheilor și secretelor aplicației;
actualizarea periodică a componentelor software;
realizarea de copii de siguranță;
proceduri de restabilire a disponibilității datelor;
măsuri împotriva accesului neautorizat;
verificarea periodică a eficacității măsurilor de securitate;
proceduri interne de gestionare a incidentelor.

3. M&V ACTA JURIS S.R.L. va aplica principiul accesului minim necesar inclusiv personalului tehnic și colaboratorilor săi.

IX. Subîmputerniciți

1. Operatorul acordă Persoanei Împuternicite o autorizare generală pentru utilizarea unor furnizori tehnici indispensabili operării Platformei.

2. Persoana Împuternicită va menține o listă actualizată a subîmputerniciților utilizați, cu indicarea serviciului furnizat și, atunci când este relevant, a locației prelucrării.

3. Lista actualizată este disponibilă utilizatorilor în pagina „Subîmputerniciți" de pe substituiri.com.

4. Înainte de adăugarea sau înlocuirea unui subîmputernicit care prelucrează date aferente dosarelor, Persoana Împuternicită va informa Operatorul într-un termen rezonabil, oferindu-i posibilitatea de a formula obiecții justificate privind protecția datelor.

5. Persoana Împuternicită va impune subîmputerniciților obligații de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele prevăzute de prezentul Acord.

6. Persoana Împuternicită rămâne responsabilă față de Operator pentru îndeplinirea obligațiilor de protecție a datelor de către subîmputerniciții săi, în limitele prevăzute de lege.

X. Transferuri internaționale

1. Persoana Împuternicită nu va transfera date către un stat din afara Spațiului Economic European decât: a) în baza unei decizii de adecvare; b) în baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană; c) în baza unui alt mecanism de transfer permis de GDPR.

2. Atunci când este necesar, Persoana Împuternicită va evalua garanțiile aplicabile transferului și va adopta măsuri suplimentare corespunzătoare riscului.

XI. Exercitarea drepturilor persoanelor vizate

1. În situația în care Persoana Împuternicită primește direct o solicitare privind exercitarea drepturilor referitoare la date pentru care avocatul este Operator, aceasta nu va soluționa solicitarea în nume propriu, ci o va transmite Operatorului fără întârzieri nejustificate, cu excepția cazului în care legea impune altfel.

2. Persoana Împuternicită va acorda Operatorului asistență rezonabilă pentru soluționarea cererilor privind accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea, opoziția și celelalte drepturi prevăzute de GDPR.

XII. Încălcări ale securității datelor

1. Dacă Persoana Împuternicită constată o încălcare a securității datelor care afectează date prelucrate în numele Operatorului, aceasta va informa Operatorul fără întârzieri nejustificate și, pe cât posibil, în maximum 24 de ore de la luarea la cunoștință de incident.

2. Informarea va include, pe măsura disponibilității informațiilor: a) natura incidentului; b) categoriile de persoane vizate; c) categoriile de date afectate; d) numărul aproximativ de persoane și înregistrări afectate; e) consecințele probabile; f) măsurile adoptate sau propuse; g) datele unui punct de contact.

3. Persoana Împuternicită va coopera cu Operatorul pentru investigarea, limitarea și remedierea incidentului.

4. Persoana Împuternicită va documenta incidentele de securitate relevante.

XIII. Evaluări de impact și consultarea autorității

1. La solicitarea rezonabilă a Operatorului, Persoana Împuternicită va furniza informațiile necesare pentru realizarea unei evaluări de impact asupra protecției datelor, în măsura în care aceasta privește serviciile furnizate prin Platformă.

2. Persoana Împuternicită va acorda asistență rezonabilă în cazul unei consultări prealabile a autorității de supraveghere.

XIV. Retenția și ștergerea datelor

1. Platforma nu este destinată să funcționeze ca arhivă permanentă a dosarelor profesionale ale avocaților.

2. Cu excepția cazurilor în care Operatorul șterge datele anterior, se aplică următoarele termene:

a) documentele încărcate și informațiile confidențiale privind dosarul: maximum 90 de zile de la finalizarea sau anularea substituirii;
b) conținutul conversațiilor aferente substituirii: maximum 6 luni de la finalizarea sau anularea substituirii;
c) metadatele minime privind substituirea (identitatea avocaților implicați, data, instanța, statusul, oferta/onorariul propus și momentele relevante ale operațiunii): maximum 3 ani de la finalizarea sau anularea substituirii;
d) copiile de siguranță: maximum 30 de zile de la eliminarea din sistemele active, cu excepția cazului în care ciclul tehnic de backup justifică un termen diferit, care trebuie documentat.

3. Metadatele păstrate pe termen de 3 ani vor fi limitate la ceea ce este necesar pentru securitate, soluționarea eventualelor incidente și constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi și nu vor include, în mod obișnuit, documentele dosarului.

4. La încetarea serviciului, Operatorul poate solicita returnarea sau ștergerea datelor prelucrate în numele său.

5. După expirarea termenelor aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate în mod ireversibil, cu excepția cazului în care păstrarea este impusă prin lege.

XV. Audit și dovada conformității

1. Persoana Împuternicită va pune la dispoziția Operatorului informațiile rezonabil necesare pentru demonstrarea respectării obligațiilor prevăzute de art. 28 GDPR.

2. Operatorul poate solicita, în condiții rezonabile și fără afectarea securității altor utilizatori, informații privind măsurile tehnice și organizatorice.

3. În situații justificate, inclusiv în cazul unui incident grav de securitate sau la solicitarea unei autorități competente, poate fi realizat un audit privind respectarea prezentului Acord.

4. Auditurile trebuie organizate astfel încât să nu compromită confidențialitatea, secretul profesional, securitatea sau datele altor utilizatori.

XVI. Obligațiile Operatorului

1. Operatorul este responsabil pentru:

a) existența unui temei legal pentru prelucrarea datelor pe care le introduce în Platformă;
b) respectarea obligațiilor privind secretul profesional;
c) furnizarea informărilor necesare persoanelor vizate, atunci când acestea sunt obligatorii potrivit legii;
d) respectarea principiului minimizării;
e) transmiterea exclusiv a informațiilor necesare substituirii;
f) utilizarea în siguranță a propriului cont;
g) selecția avocatului căruia îi sunt dezvăluite informațiile confidențiale.

2. Operatorul nu va utiliza Platforma ca serviciu general de arhivare a întregului dosar profesional.

XVII. Răspunderea

1. Fiecare parte răspunde pentru respectarea obligațiilor care îi revin potrivit GDPR și prezentului Acord.

2. Nicio prevedere a prezentului Acord nu poate fi interpretată în sensul restrângerii drepturilor persoanelor vizate sau al excluderii unei răspunderi care nu poate fi limitată prin convenția părților.

XVIII. Ordinea de prevalență

1. În cazul unei neconcordanțe între prezentul Acord și Termenii și condițiile Platformei în ceea ce privește prelucrarea datelor în numele Operatorului, prevederile prezentului Acord prevalează.

2. Politica de confidențialitate reglementează separat prelucrările pentru care M&V ACTA JURIS S.R.L. acționează în calitate de operator.

XIX. Acceptarea acordului

1. Prezentul Acord este încheiat în format electronic.

2. Acceptarea Termenilor și condițiilor Platformei include acceptarea prezentului Acord și constituie un act juridic obligatoriu între părți.

3. Prezentul Acord se aplică pe întreaga durată în care M&V ACTA JURIS S.R.L. prelucrează, în numele Operatorului, date cu caracter personal introduse prin Platforma Substituiri.

M&V ACTA JURIS S.R.L. · CIF 55330766 · J2026047286001 · Ploiești, Str. Vrancei nr. 78, jud. Prahova · contact@substituiri.com.